Vos renseignements méritent d'être traités avec soin et en toute transparence.

Qui nous sommes et portée

HireQ exploite une plateforme de recrutement (le « portail ») à l'adresse portal.hireq.ca et un site Web promotionnel à l'adresse www.hireq.ca. La présente politique s'applique aux renseignements personnels recueillis par l'intermédiaire de ces deux plateformes, y compris par courriel et lors d'échanges avec le soutien. Les employeurs qui utilisent HireQ pour embaucher sont responsables de leurs propres décisions d'embauche et de l'usage qu'ils font des renseignements sur les candidats reçus par l'intermédiaire de HireQ.

Programme bêta

Pendant la période bêta, les fonctionnalités peuvent changer et certaines peuvent être désactivées sans préavis. Les paiements s'effectuent en mode test : aucune carte réelle n'est débitée. Veuillez ne pas téléverser de renseignements que vous n'êtes pas à l'aise de communiquer à un produit en préversion.

Renseignements que nous recueillons

• Renseignements sur le compte : nom, adresse courriel, rôle (candidat ou recruteur), mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage à sens unique), paramètres facultatifs d'authentification à deux facteurs et votre acceptation des présentes politiques (version, date, adresse IP et navigateur).
• Profil du candidat : photo, lieu, numéro de téléphone, titre de profil, résumé, objectifs de carrière, antécédents professionnels, formation, certifications, langues, compétences et niveaux de maîtrise, CV que vous téléversez et ébauches de CV générées par l'IA à votre demande.
• Contenu des évaluations : vos réponses dans l'Assistant profil, la validation des compétences et les évaluations propres à un emploi (messages texte et, si vous choisissez l'audio ou la vidéo, transcriptions et enregistrements), ainsi que les scores et les notes de preuves qui en découlent.
• Activité d'embauche : emplois que vous consultez, sauvegardez ou auxquels vous postulez; messages de présentation; statut des candidatures; invitations à des entrevues; offres; et occasions qui vous sont présentées.
• Renseignements sur les recruteurs et les employeurs : profil du recruteur, renseignements sur l'entreprise et l'employeur, offres d'emploi, invitations d'équipe, actions dans le pipeline, remplacements de scores et leurs motifs, et coordonnées de facturation.
• Paiements : historique et statut des achats. Les données de carte sont saisies sur la page de paiement de Stripe et ne sont jamais conservées par HireQ.
• Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, et journaux de serveur et d'erreurs utilisés à des fins de sécurité et de dépannage.

Comment nous utilisons l'IA, et ce qu'elle ne fait pas

HireQ utilise des modèles d'IA pour aider à structurer les profils, poser des questions de suivi, noter les preuves de compétences sur une échelle de 1 à 10, suggérer des exigences d'emploi et classer le degré d'adéquation entre les preuves validées d'un candidat et un emploi. Les scores sont accompagnés des preuves et du raisonnement qui les sous-tendent.

• Les décisions d'embauche sont prises par des personnes. L'IA n'embauche jamais, ne refuse jamais, ne présélectionne jamais et ne modifie jamais le statut d'une candidature. Ce sont les recruteurs qui prennent ces décisions.
• Consentement préalable aux évaluations propres à un emploi. Un candidat doit donner son accord avant de passer une évaluation IA propre à un emploi et peut refuser.
• Les remplacements sont consignés. Lorsqu'un recruteur ou un administrateur modifie un score attribué par l'IA, il doit en indiquer le motif, et la modification est conservée dans un journal d'audit.
• Votre droit à une explication et à une révision humaine. Vous pouvez nous demander quels renseignements ont servi à produire un score ou une correspondance, quels en sont les principaux facteurs, et demander qu'une personne le révise. Écrivez à hello@hireq.ca.
• Nous n'utilisons pas de caractéristiques protégées (comme l'âge, le sexe, la race, la religion ou le handicap) comme données de notation, et nous n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles de fondation de tiers.

Entrevues audio et vidéo

L'audio et la vidéo sont facultatifs; le texte est toujours offert. Si vous choisissez l'audio ou la vidéo, vos paroles sont transcrites afin que HireQ puisse noter vos réponses, et la séance peut être enregistrée afin que l'équipe d'embauche puisse l'examiner. Le portail vous avise avant le début d'un enregistrement. Les enregistrements sont conservés jusqu'à 180 jours après la fin de l'évaluation, puis supprimés, sauf si une période plus longue est exigée par la loi ou nécessaire au règlement d'un différend.

Comment nous utilisons les renseignements

• Créer et sécuriser votre compte, y compris la réinitialisation du mot de passe et l'authentification à deux facteurs.
• Constituer et valider les profils des candidats, jumeler les candidats aux emplois et présenter des occasions.
• Permettre aux recruteurs de publier des emplois, d'examiner les candidatures, de planifier des entrevues et d'envoyer des offres.
• Envoyer des courriels et des notifications dans l'application concernant le compte, l'embauche et la facturation.
• Traiter les achats et gérer les droits d'accès.
• Prévenir la fraude et les abus, faire respecter nos Conditions d'utilisation, corriger les problèmes et améliorer le service.

Qui peut voir vos renseignements

• Candidats : les recruteurs voient votre candidature, le CV soumis et votre message de présentation pour les emplois auxquels vous postulez. Les recruteurs ayant accès à la Recherche de candidats peuvent trouver votre profil et vos compétences validées. Lorsqu'on vous présente une occasion, l'équipe d'embauche voit le résumé de votre correspondance et, après que vous avez consenti à l'évaluation et l'avez terminée, vos résultats d'évaluation.
• Recruteurs : les collègues de l'espace de travail de votre entreprise voient les emplois partagés et l'activité du pipeline.
• Les administrateurs de HireQ peuvent accéder aux dossiers afin d'exploiter, de soutenir et de sécuriser la plateforme. Leurs modifications de scores font l'objet d'un audit.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

Fournisseurs de services (sous-traitants)

Nous communiquons des renseignements, uniquement dans la mesure nécessaire, aux fournisseurs qui nous aident à exploiter HireQ, en vertu de contrats qui les obligent à les protéger :

• Fournisseurs de modèles d'IA (OpenAI, ou modèles que nous hébergeons sur Modal) pour générer des questions, des résumés et des scores.
• LiveKit pour les séances audio et vidéo en temps réel, ainsi que les fournisseurs de reconnaissance vocale et de synthèse vocale utilisés par l'intermédiaire de LiveKit (comme Deepgram).
• Stripe pour le traitement des paiements.
• Fournisseurs d'hébergement infonuagique, de bases de données et de stockage de fichiers compatible S3 pour l'application, les CV et les enregistrements.
• Fournisseurs de livraison de courriels (SMTP) pour les courriels relatifs au compte et à l'embauche.
• Surveillance des erreurs (Sentry), configurée pour retirer les adresses courriel, les mots de passe et les en-têtes d'autorisation.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, ou lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour protéger les droits, la sécurité ou l'intégrité des utilisateurs ou de la plateforme.

Lieu de traitement des renseignements

HireQ et ses fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l'extérieur de votre province et à l'extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. Les renseignements traités ailleurs peuvent être accessibles aux autorités en vertu des lois de ce territoire. Nous évaluons les fournisseurs avant de faire appel à eux et exigeons des mesures de protection appropriées.

Lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels

HireQ traite les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, pour les résidents du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). Nous nous fondons sur votre consentement, que vous donnez lorsque vous acceptez la présente politique et lorsque vous consentez à des évaluations individuelles. Lorsque la Loi 25 s'applique, vous disposez des droits décrits ci-dessous, y compris le droit d'être informé lorsqu'une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé. HireQ ne prend pas de décisions d'embauche exclusivement par des moyens automatisés.

Notre personne-ressource en matière de confidentialité est la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez HireQ, que vous pouvez joindre à hello@hireq.ca.

Conservation

• Données du compte et du profil : tant que votre compte est actif.
• Enregistrements d'entrevues : jusqu'à 180 jours après la fin de l'évaluation.
• Candidatures, offres et registres d'audit : conservés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour la relation d'embauche, les obligations légales et le règlement des différends.
• Journaux de serveur : conservés pendant une période limitée à des fins de sécurité et de dépannage.

Vos droits et vos choix

• Accès et portabilité : les candidats peuvent télécharger leurs données à partir de Paramètres → Confidentialité → Exporter mes données. Toute personne peut demander une copie par courriel.
• Rectification : modifiez votre profil en tout temps, ou demandez-nous de rectifier des renseignements.
• Suppression : les candidats peuvent supprimer leur compte à partir de Paramètres → Confidentialité. Cette opération désactive la connexion et supprime ou dépersonnalise les renseignements de votre profil. Certains dossiers, comme les candidatures déjà reçues par un employeur et les entrées d'audit, peuvent être conservés sous forme dépersonnalisée lorsque la loi le permet. Les recruteurs peuvent demander la suppression par courriel.
• Retrait du consentement : vous pouvez refuser ou interrompre une évaluation, et vous pouvez retirer votre consentement à tout traitement ultérieur en communiquant avec nous. Cela peut limiter ce que HireQ peut faire pour vous.
• Explication et révision humaine des scores et des correspondances produits par l'IA, comme il est décrit ci-dessus.
• Plaintes : vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, avec la Commission d'accès à l'information.

Sécurité

Nous utilisons le chiffrement en transit, des mots de passe hachés, l'authentification à deux facteurs facultative, des liens de téléchargement signés à courte durée de validité pour les CV, des limites de tentatives de connexion, un contrôle d'accès fondé sur les rôles et la journalisation d'audit. Aucun système n'est parfaitement sûr; si un incident de confidentialité présente un risque réel de préjudice grave, nous en aviserons les personnes concernées et les autorités de réglementation, comme l'exige la loi.

Enfants

HireQ s'adresse aux adultes légalement autorisés à travailler. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants.

Modifications de la présente politique

Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettons à jour la version et la date en haut de la présente page et demandons aux utilisateurs connectés d'examiner et d'accepter la nouvelle version avant de continuer.

Nous joindre

Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, écrivez à hello@hireq.ca.