Exploiter HireQ en tant que super administrateur.

Public : opérateurs de la plateforme HireQ (super administrateurs)
Portail : après la connexion, vous arrivez sur /dashboard
Dernière mise à jour : 2026-10-01 (bêta)
En ligne : www.hireq.ca/fr/guides/admin.html · English version

Ce guide décrit l'espace de travail administrateur tel qu'il est construit dans le portail unifié (portal/). Le portail administrateur est offert en anglais seulement; les libellés à l'écran sont donc conservés en anglais dans ce guide. La configuration du serveur et les étapes de mise en production se trouvent dans ops/beta-go-live-checklist.md et env.md. SMTP, logos et l'éditeur Emails (courriels) : email-setup.md.

Avis bêta. La plateforme fonctionne avec Stripe en mode test (PAYMENTS_MODE=sandbox). Les services doivent utiliser des identifiants de prix (Price ID) Stripe en mode test, et les utilisateurs paient avec des cartes de test. N'entrez pas de Price ID réels pendant la bêta. Passage au mode réel plus tard : ops/stripe-live-cutover.md.

Guides des autres rôles : Guide rapide · Guide du candidat · Guide du recruteur
Conception approfondie des schémas : validation-user-guide.md
Comment le schéma, la taxonomie, les compétences et les scores de jumelage s'articulent : §3

1. Comment accéder au portail

1.1 Créer un compte administrateur

Les administrateurs ne peuvent pas s'inscrire sur /register, et il n'existe aucune variable d'environnement pour les administrateurs. Une personne ayant un accès shell au serveur de l'API exécute :

cd /opt/hireq/backend
.venv/bin/python scripts/create_admin_user.py --email you@hireq.ca

Le script demande le mot de passe deux fois. Le mot de passe doit contenir au moins 10 caractères, ne pas être composé uniquement de chiffres et ne pas être l'adresse courriel. Exécuter le script de nouveau pour un administrateur existant réinitialise son mot de passe (et réactive le compte). Le script refuse de transformer le courriel d'un candidat ou d'un recruteur existant en compte administrateur.

1.2 Se connecter

• Connectez-vous sur la même page de connexion que tout le monde (/). Vous êtes redirigé vers /dashboard.
• Si la 2FA est activée, entrez le Authenticator code (code d'authentification) lorsqu'il est demandé.
• Liens directs : /dashboard?section=matching, validation-schema, taxonomy, emails, audit, skills, account, etc.
• L'interface administrateur est offerte en anglais seulement.
• Si la session n'est pas valide, vous êtes renvoyé vers /.

1.3 Sécurité du compte (mot de passe et 2FA)

Barre latérale → Account security (sécurité du compte).

• Change password (changer le mot de passe) — mot de passe actuel + nouveau mot de passe (mêmes règles que ci-dessus).
• Authenticator app (2FA) (application d'authentification) — Set up 2FA (configurer la 2FA) → ajoutez la clé à votre application d'authentification → entrez le code à 6 chiffres → Turn on 2FA (activer la 2FA). Pour la désactiver, il vous faut votre mot de passe et un code valide.

La 2FA est facultative dans le logiciel, mais la politique de la bêta exige que chaque administrateur l'active. Les administrateurs peuvent voir toutes les données des candidats, les enregistrements et les paiements.

1.4 Appareil 2FA perdu (procédure de soutien)

Il n'existe pas encore de codes de récupération en libre-service. Pour tout utilisateur (administrateur, recruteur ou candidat) qui a perdu son application d'authentification :

1. Vérifiez son identité par un autre moyen (courriel connu + un deuxième canal de confiance).
2. Un opérateur ayant accès à la base de données désactive la 2FA de cet utilisateur : mettez totp_enabled = false et totp_secret = NULL dans la ligne users.
3. Demandez à l'utilisateur de se connecter avec son mot de passe et de configurer la 2FA de nouveau.
4. Consignez la réinitialisation dans votre journal de soutien.

2. Ce que vous gérez

HireQ n'est pas un outil d'administration où l'on se contente « d'activer des options ». Vous gérez les règles et les catalogues à l'intérieur desquels vivent les candidats et les recruteurs :

L'IA n'embauche et ne refuse jamais automatiquement. Vos options de Matching (jumelage) peuvent aviser et présenter des occasions; les candidats doivent toujours consentir. Les recruteurs déplacent toujours le statut du pipeline à la main.

3. Schéma de validation, taxonomie des emplois, compétences et scores de jumelage

Ces écrans d'administration semblent séparés dans la barre latérale, mais ils forment un seul pipeline. Les candidats et les recruteurs ne les modifient jamais; ils évoluent à l'intérieur des règles et des données de professions que vous activez.

3.1 Validation Schema (les règles)

Il existe deux schémas actifs (chacun versionné; seule la version active s'applique) :

Un schéma n'est pas une liste de professions ou de noms de compétences. Il est structurel (« les compétences doivent exister », « poser une question sur {keyword} », « la publication exige une préparation ≥ X »). Le même schéma de candidat fonctionne pour toute compétence que le candidat ajoute.

Paramètres par défaut du candidat (fournis / habituellement actifs) : pondérations de préparation autodéclarée 0.15 / manuelle 0.35 / IA 0.5; completeness_divisor 11; validated_score_threshold 0.7; low_ai_gap_threshold 0.5. Les vérifications de complétion comprennent le nom complet, le lieu, le téléphone, le résumé, les postes visés, les préférences de travail, l'historique de travail, les compétences, les langues, la formation et les certifications (plusieurs permettent « aucun » lorsque le candidat décline dans l'assistant).

Paramètres par défaut de l'emploi : pondération autodéclarée 1.0; publish_readiness_threshold 0.6; recommendation_readiness_threshold 0.6; min_required_skills 1; required_locales ["en"]. Complétion : titre et description en anglais, ≥1 compétence, lieu (ville ou lieu), type d'emploi, mode de travail.

Si aucune version n'est active dans la base de données, l'API utilise le JSON fourni sous backend/config/.

3.2 Taxonomie des emplois (arbre des professions)

La taxonomie est du contenu : catégories → familles → titres d'emploi normalisés → compétences de la famille.

L'importation exige deux fichiers (CSV UTF-8 ou .xlsx) :

Colonnes du fichier des compétences :
Category ID, Category, Job Family ID, Job Family, Skill ID, Skill, Skill Type, Importance, Expected Proficiency, Validation Method, Interview Weight, Question Required

Colonnes du fichier des titres normalisés :
Category ID, Category, Job Family ID, Job Family, Job ID, Job Title

Points importants en production :

• Le Skill ID de la taxonomie est un identifiant externe sur la ligne de taxonomie. Le jumelage repose sur le Skill.id de la plateforme, créé ou mis à jour à partir du nom de la compétence (sans tenir compte de la casse). Les mots-clés en double dans le dictionnaire nuisent toujours au jumelage.
• L'importation exige une étiquette de version. Un fichier dont la somme de contrôle est identique renvoie la version existante (et peut l'activer).
• Activate (activer) fait de cette version la seule version active (effective_at est défini).

Lorsqu'un recruteur utilise Build family baseline (créer la référence de la famille), les compétences de la famille deviennent des lignes JobRequirement proposées :

Sans couverture de la taxonomie pour un poste, les recruteurs peuvent quand même rédiger un emploi avec des compétences libres, mais le parcours de jumelage fondé sur les preuves exige un titre normalisé + des exigences confirmées.

3.3 Catalogue de compétences, compétences des candidats et compétences de la taxonomie

Les compétences des candidats ne sont pas limitées à la taxonomie. Les compétences saisies librement peuvent créer de nouvelles entrées dans le catalogue. La validation des compétences (interface candidat) génère des questions si la banque est vide (voir §6).

3.4 Calcul des scores de jumelage (comportement du code)

Le jumelage fondé sur les preuves (assess_match) compare les exigences confirmées de la version actuelle de la spécification de l'emploi aux déclarations de compétence du candidat (les équivalences de compétences approuvées peuvent associer des compétences apparentées).

Admin activates taxonomy + candidate/job schemas + Matching settings
        ↓
Candidate adds skills → claims → Profile assistant / skill validation strengthens scores & levels
        ↓
Recruiter picks canonical title → Build family baseline → Confirm requirements → publish
        ↓
Job is matchable only if: published + assessment_ready + ≥1 confirmed requirement
        ↓
Per requirement: fit = claim_score × min(1, level / target_proficiency)
        ↓
fit_score = weighted average of fit
evidence_confidence = weighted average of evidence strength
suitability = fit_score × (0.5 + 0.5 × evidence_confidence)
        ↓
Recommendation label (hardcoded thresholds) + Matching settings for “strong” notify/auto-present

Statut par exigence :

• supported si l'adéquation ≥ 0.7 et les preuves ≥ 0.5
• missing_evidence si les preuves < 0.4 (ou aucune déclaration)
• sinon partial

Critères éliminatoires : si une exigence a hard_gate et que l'adéquation < 0.5, le candidat est inadmissible et la recommandation est needs_review.

Libellé de recommandation (et non les seuils des paramètres de jumelage) :

Correspondance forte (paramètres de Matching — utilisés pour aviser / présenter automatiquement) :

• l'admissibilité n'est pas ineligible, et
• suitability ≥ suitability_threshold (par défaut 0.7), et
• evidence_confidence ≥ evidence_threshold (par défaut 0.5)

Un emploi jumelable exige toutes les conditions suivantes : status == published, assessment_ready == true et ≥1 exigence confirmée. assessment_ready devient vrai lorsque les problèmes de spécification sont réglés après les confirmations.

La publication (par le recruteur) est une deuxième barrière en plus de la spécification : la complétion du schéma d'emploi doit réussir et la préparation de l'emploi doit être ≥ publish_readiness_threshold (par défaut 0.6).

Des rapports de jumelage vides signifient habituellement des confirmations de taxonomie manquantes, des emplois non publiés, des preuves de compétences minces chez les candidats ou (sur de gros jeux de données) le plafond de candidats du rejumelage — pas seulement « de mauvais seuils ».

3.5 Ce que vous modifiez habituellement et ce que vous laissez tel quel

4. Plan de la barre latérale

Les statistiques (candidats, recruteurs, emplois, candidatures, entrevues planifiées par rapport aux entrevues réalisées) restent visibles lorsque vous changez de section.

5. Ordre de mise en production suggéré (environnement vide)

Faites ceci avant de demander à un client de faire les essais d'acceptation (UAT) du jumelage.

1. Lookups — chargez les catégories dont les recruteurs et les candidats ont besoin (type d'emploi, mode de travail, type de rémunération, province, maîtrise de la langue, niveau de scolarité, avantages sociaux, …).
2. Skills — alimentez le dictionnaire (l'importation de la taxonomie met aussi à jour les noms de compétences). Évitez les mots-clés en double.
3. Job Taxonomy — téléchargez les modèles CSV, remplissez les deux fichiers, cliquez sur Validate (valider), puis sur Import (importer) (étiquette obligatoire; l'activation à l'importation est cochée par défaut), et confirmez qu'une version est active.
4. Validation Schema — activez un schéma candidat et un schéma emploi (importez un JSON éprouvé au besoin).
5. Matching — révisez les seuils. Les valeurs par défaut du produit activent l'automatisation, les avis et la présentation automatique (ON). Pour des essais UAT prudents, désactivez la présentation automatique jusqu'à ce que vous soyez à l'aise.
6. Emails — confirmez le SMTP et les URL de réinitialisation (email-setup.md), téléversez le logo de la plateforme, prévisualisez Account setup (configuration du compte) / Password reset (réinitialisation du mot de passe), puis parcourez les modèles d'embauche dont les recruteurs hériteront.
7. Services — créez Candidate Search (Recherche de candidats; l'identifiant du service doit correspondre à RECRUITER_CANDIDATE_SEARCH_SERVICE_ID, par défaut 2) et tout forfait mensuel pour recruteurs avec un Price ID Stripe. Pendant la bêta, utilisez des Price ID provenant du mode test de Stripe.
8. Validation → LLM status / test (état et test du LLM) — confirmez que le point de terminaison du modèle répond avant le clavardage réel avec les candidats, et vérifiez les plafonds IA affichés.
9. Account security — activez la 2FA pour chaque administrateur.
10. Test rapide : le recruteur choisit un titre normalisé → référence → confirmation → publication; le candidat termine l'Assistant profil (+ validation des compétences); le Rapport de jumelage n'est pas vide. Inscrivez une boîte de réception de rechange et confirmez que le courriel de configuration du mot de passe arrive. Achetez Candidate Search avec la carte de test 4242 4242 4242 4242.

Des scripts d'exportation et d'importation pour les compétences, les listes de valeurs et les services existent aussi sous backend/scripts/ pour copier des environnements.

6. Listes de valeurs et compétences

Les Lookups (listes de valeurs) sont des lignes (category, code, item). La combinaison catégorie + code doit être unique. Après Add (ajouter), le formulaire conserve la catégorie pour que vous puissiez entrer plusieurs codes rapidement. Filtrez par catégorie lorsque la liste est longue. Les catégories inconnues qui existent déjà dans les données sont listées comme orphelines pour que vous puissiez les nettoyer.

Skills est une liste plate de mots-clés utilisée par les sélecteurs des candidats, les compétences des emplois des recruteurs, la mise à jour par nom depuis la taxonomie et le jumelage. Ajoutez avec soin — les doublons nuisent au jumelage (§3.3).

Questions de validation (par compétence) :

• Maximum de 10 questions actives (skill.question_bank_full en cas de dépassement).
• Si la banque est vide, la validation des compétences génère des questions jusqu'à une banque cible de 5; une session utilise jusqu'à 5 questions.
• Longueur minimale de l'invite : 12 caractères. Désactivez / réactivez dans l'interface; il n'y a pas de bouton de suppression.

7. Taxonomie des emplois (Job Taxonomy)

Étapes opérationnelles (concepts à la §3.2) :

1. Téléchargez les modèles CSV skills (compétences) et jobs (emplois) (les colonnes et des exemples sont affichés à l'écran).
2. Validate vérifie les fichiers téléversés sans les activer.
3. Import avec une étiquette obligatoire; activation facultative à l'importation (cochée par défaut dans l'interface).
4. Ouvrez une version pour voir les nombres (catégories, familles, titres, compétences).
5. Activate la version que les recruteurs doivent utiliser.

Les recruteurs choisissent les titres normalisés dans la version active. La référence de la famille dans les outils d'embauche en dépend. Les anciens titres en texte libre peuvent être rattachés avec backend/scripts/backfill_legacy_job_titles.py si l'équipe des opérations en a besoin.

8. Schéma de validation (Validation Schema)

Il existe deux schémas : candidat et emploi. Chacun est versionné. Activer une version en fait la règle en vigueur; les anciennes versions sont conservées pour l'historique.

Modes de l'éditeur : Structured (structuré) et JSON. Les onglets structurés couvrent :

• Settings (paramètres : pondérations, seuils; le schéma d'emploi comprend aussi les seuils de publication et de recommandation, le minimum de compétences et les paramètres régionaux)
• Categories (catégories)
• Materializers (matérialiseurs)
• Completion requirements (exigences de complétion)
• Gap prompts (invites de lacunes)
• Portal groups (groupes du portail)

Actions : Validate → Save new version (enregistrer une nouvelle version) → Save & activate (enregistrer et activer) → Export (exporter) la version active; dans l'historique, Load (charger) / Activate; en JSON, Apply (appliquer) / Import as version (importer comme version; l'importation seule n'active pas la version).

Les candidats ne voient jamais cet écran; ils voient l'Assistant profil. Les recruteurs voient les lacunes de qualité de l'offre déterminées par le schéma emploi.

Faites de petits changements révisés. Une règle de complétion défectueuse bloque la publication ou donne l'impression qu'un candidat « ne peut pas terminer » son profil.

9. Validation (examen humain)

La Queue (file) liste les candidats ayant une activité de validation.

Ouvrez un candidat pour voir ses déclarations, ses scores, ses statuts et une chronologie des décisions. Vous pouvez :

• Patch (modifier) le score ou le statut
• Override (remplacer) avec une raison (écriture auditée). Pour les déclarations de compétence, le remplacement définit aussi le niveau de maîtrise 1 à 10 enregistré et utilisé dans le jumelage
• Attach evidence (joindre des preuves) sous forme de notes
• Ouvrir l'examen des entrevues lorsque des évaluations existent

Les étiquettes de confiance (par exemple « Strong evidence ») sont dérivées de la préparation; il ne s'agit pas d'un produit distinct.

LLM status (état du LLM) et Test connection (tester la connexion) vous indiquent si le modèle de validation est joignable. Utilisez-les lorsque l'Assistant profil bloque ou renvoie des erreurs.

LLM status affiche aussi les plafonds de dépenses : max_output_tokens, daily_call_limit (pour toute la plateforme) et daily_call_limit_per_user. Lorsqu'un plafond est atteint, les appels à l'IA s'arrêtent jusqu'à minuit UTC et le produit revient à un comportement plus simple, sans IA (par exemple, des questions de profil intégrées au lieu de relances par l'IA). Si des utilisateurs signalent des réponses « génériques » de l'assistant en fin de journée, cherchez LLM platform daily cap reached dans les journaux de l'API et demandez à l'équipe des opérations d'augmenter LLM_DAILY_CALL_LIMIT si le budget le permet.

Examen des entrevues et enregistrements

Ouvrez un candidat (file Validation ou Candidates) pour accéder à la liste Interviews (entrevues). Chaque session affiche le lecteur d'enregistrement (sessions audio/vidéo) ainsi que chaque question et réponse. Les administrateurs peuvent examiner n'importe quelle session.

• Les enregistrements sont stockés dans un compartiment privé et sont lus au moyen de liens de courte durée.
• Ils sont supprimés automatiquement 180 jours après la fin de l'évaluation par la tâche de conservation (hireq-recording-retention.timer). Chaque suppression écrit un événement d'audit recording.purged. Les transcriptions et les scores sont conservés.
• Si un candidat demande une suppression anticipée, ou si une obligation légale exige de conserver un enregistrement plus longtemps, transmettez la demande à l'équipe des opérations — il n'existe pas de bouton de suppression par enregistrement.

10. Jumelage (Matching)

Cette section est une politique qui s'ajoute aux scores (quand rejumeler, aviser ou présenter automatiquement). Le calcul des scores est décrit à la §3.4. Les libellés de recommandation utilisent des seuils codés en dur; ces paramètres définissent la correspondance forte pour l'automatisation.

Les recruteurs peuvent toujours cliquer sur Présenter une occasion pour une correspondance lorsque la présentation automatique est désactivée.

Le jumelage ne tient compte que des emplois jumelables (§3.4). Si les rapports sont vides, vérifiez la taxonomie, les confirmations, la publication, assessment_ready et la progression de la validation des candidats avant de modifier les seuils.

11. Courriels (Emails)

Emails (/dashboard?section=emails) définit les valeurs par défaut du système pour chaque message sortant de HireQ. Les recruteurs peuvent remplacer les types liés à l'embauche pour leur entreprise; ils ne peuvent pas modifier les courriels d'authentification ou de facturation, l'adresse de l'expéditeur ni le logo HireQ.

Guide complet du SMTP et de l'éditeur, catalogue et champs de fusion : email-setup.md.

Sur cet écran, vous :

• Téléversez le platform logo (logo de la plateforme; image, 5 Mo maximum) utilisé dans l'en-tête des courriels
• Modifiez l'objet, le titre, le corps et le libellé du bouton pour chaque type de message
• Insérez les jetons de champs de fusion autorisés (les {{tokens}} inconnus sont refusés à l'enregistrement)
• Utilisez Preview email (prévisualiser le courriel) avec des données d'exemple, Save template (enregistrer le modèle) ou Reset to default (rétablir la valeur par défaut, soit le modèle intégré)

Notify on strong matches (Admin → Matching) contrôle toujours les courriels de correspondance. Désactiver les avis ne désactive pas les courriels de configuration du compte ni les invitations de calendrier (ICS) pour les entrevues.

12. Services payants

Créez des lignes avec :

• Audience (public) — candidate ou recruiter
• Billing (facturation) — one_time ou monthly
• Nom, description, prix, devise (CAD par défaut)
• Pour recruteur + mensuel : le Stripe Price ID est obligatoire (le Product ID est facultatif)

Les services mensuels pour candidats sont refusés par l'API et l'interface. Le service Candidate Search (Recherche de candidats) des recruteurs doit exister sous forme de service dont l'identifiant correspond à RECRUITER_CANDIDATE_SEARCH_SERVICE_ID du serveur (par défaut 2), sinon les recruteurs ne peuvent pas ouvrir la section des candidats.

Bêta (mode test) : créez les Products/Prices correspondants dans le tableau de bord Stripe avec le Test mode activé, puis collez ces identifiants price_…. Les Price ID du mode test ne fonctionnent plus après le passage au mode réel; vous les remplacerez dans le cadre de ops/stripe-live-cutover.md.

La suppression d'un service ne rembourse pas automatiquement les clients Stripe.

13. Modération et analytique

Candidates / Recruiters — recherchez par courriel ou par nom (et par entreprise pour les recruteurs). Deactivate (désactiver) bloque la connexion; Reactivate (réactiver) la rétablit. Les utilisateurs supprimés ou inactifs ne peuvent pas s'authentifier.

Jobs — recherchez; définissez le statut draft, published ou closed. Le nombre de consultations vous aide à mesurer la demande. Fermer un emploi est une action de modération humaine, et non une action de l'IA. Les changements de statut faits par l'administrateur ne remplacent pas les barrières de spécification et de qualité du recruteur nécessaires à un parcours de jumelage sain.

Applications — recherchez et filtrez par statut; Inspect (examiner) pour voir les entrevues et l'identité du candidat. Vous ne déplacez pas le pipeline ici (ce sont les recruteurs qui le font).

Analytics — cartes sur 30 jours pour les inscriptions, les emplois affichés, les candidatures, les revenus et les consultations d'emplois. Export (exporter) les candidats, les recruteurs ou les emplois en CSV.

14. Journal d'audit

Liste en lecture seule des événements récents : acteur, rôle, action, ressource, heure. Les actions typiques comprennent le remplacement d'une déclaration, la présentation d'une correspondance, le consentement, le statut d'une candidature, les offres, la désactivation de la 2FA par un utilisateur (auth.totp_disable) et la suppression automatique d'enregistrements (recording.purged).

14a. Conditions d'utilisation, Politique de confidentialité et versions des politiques

• L'inscription exige l'acceptation des Conditions d'utilisation et de la Politique de confidentialité en vigueur. HireQ conserve les versions acceptées, l'heure et l'adresse IP.
• Versions actuelles : 2026-10-01 (PRIVACY_POLICY_VERSION, TERMS_VERSION). Les pages publiées sont des ébauches en attente d'examen juridique.
• Lorsque l'équipe des opérations change une version (après avoir modifié website/privacy.html / terms.html), chaque utilisateur connecté voit une boîte de dialogue bloquante (« Nous avons mis à jour nos Conditions d'utilisation et notre Politique de confidentialité » en français, We updated our Terms and Privacy Policy en anglais) et doit accepter avant de continuer. Ne changez de version que pour des modifications importantes, et mettez à jour les pages et l'environnement en même temps.
• Les utilisateurs qui refusent peuvent demander au soutien de supprimer leur compte (les candidats peuvent le faire eux-mêmes dans Paramètres → Confidentialité).

L'écran n'offre pas encore de filtres ni l'affichage du contenu JSON. Si vous avez besoin d'une action précise, l'équipe d'ingénierie peut interroger audit_events ou appeler GET /admin/audit?action=….

15. Ce que cet espace de travail ne permet pas

• Modifier le profil d'un candidat comme si vous étiez cette personne
• Déplacer le pipeline comme un recruteur
• Une interface d'administration en français
• Une page d'état ou un produit de billets de soutien
• Lancer des remboursements Stripe depuis l'interface
• Se joindre en direct à la salle vidéo IA d'un candidat
• Réinitialiser la 2FA d'un autre utilisateur depuis l'interface (utilisez la procédure de la §1.4)
• Créer des administrateurs depuis l'interface (utilisez create_admin_user.py)
• Supprimer un enregistrement précis sur demande (tâche de conservation seulement)
• Des paiements Stripe réels pendant la bêta
• Modifier l'adresse d'expéditeur SMTP dans l'éditeur Emails (c'est EMAIL_FROM dans l'environnement)
• Un générateur visuel de courriels HTML par glisser-déposer

16. En cas de problème